電子帳簿保存法へのクリニックの対応〜保存上の措置編〜Q153

こんにちは。

「医療経営　中村税理士事務所」の中村祐介です。

前回は2022年1月に迫った「電子帳簿保存法」の改正に対するクリニックに具体的な対応について、解説していきました。

今回はその具体的な保存方法についてです。

これを読めば、2022年1月からの改正にも余裕で対応することができます。

※この記事は次の人にオススメです。

・電子帳簿保存法の改正について、何をすべきか分かっていないクリニックの院長先生

電子取引の保存方法にはルールがある

前回、電子取引情報について、電子データとして保存する必要がある旨、解説しました。

今回は、その電子データとして保存する際の具体的なルールについて、解説していきます。

保存要件として、４つのルールが定めれられています。

（１）関係書類の備え付け

（２）見読性の確保

（３）検索機能の確保

（４）保存上の措置

このうち、（１）と（２）は気にする必要はありません。

ここで引っかかることは少ないと思います。

対応が必要となる問題は（３）と（４）です。

この（３）と（４）について、2022年1月には対応できるようにしておきましょう。

保存上の措置とは

まずは簡単な「（４）保存上の措置」からいきます。

保存していくうえでの取り扱いについて、次の４択から選びます。

①タイムスタンプが付与された書類の受領

②タイムスタンプの付与

③訂正削除の記録が残る（できない）システムの利用

④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

それでは、どれが1番クリニックに馴染むのでしょうか。

①〜③はタイムスタンプ等、システム利用が前提となります。

「タイムスタンプって何？」

という先生も多いと思います。

システム利用料を支払い、システム化しても良いかもしれませんが、「システム化」と言いながらも、少し手のかかる方法です。

実務上は、④がマンパワーの少ないクリニックには1番馴染むと思います。

訂正削除防止に関する事務処理規定とは

それでは、「訂正削除防止に関する事務処理規定」を備え付けるとは、どういうことでしょうか。

「規定を作るなんて面倒くさい・・・。」

そうした先生も多いと思いますが、国税庁に規定のサンプルが例示されています。

こちらを拝借して、自院の実情に合うよう微調整し、院内に備えつけておけば問題ありません。

調整箇所も少ないので、これが1番楽なはずです。

これで問題となる（４）保存上の措置もクリアです。

医療経営　中村税理士事務所では

弊所では、お客様へ各医院の実情に合った「電子帳簿保存法の改正」に対応する方法をご提案させて頂いております。

次回は最後のハードルである「（３）検索機能の確保」について、解説していきます。

ここを越えれば、何も心配ありません！

※前提はこちらの記事で解説していますので、併せてご確認ください。

・Q152「電子帳簿保存法の改正に、クリニックがやるべきこと」