電子帳簿保存法の改正にクリニックはどうするか?〜検索機能編〜Q154

 

こんにちは。

「医療経営 中村税理士事務所」の中村祐介です。

電子帳簿保存法の改正が2022年1月からスタートします。

3回シリーズで解説してきましたが、今回が最終回です。

大事な保存要件の「(3)検索機能の確保」について解説していきます。

3つ合わせて、ご確認ください!

※この記事は次の人にオススメです。

電子帳簿保存法の改正にどうしたら良いか、悩む院長先生

検索機能の確保とは

電子取引を電子データのまま、保存する必要があることは前回解説しました。

ただ、保存されたデータの中から何か探したくなった場合に、すぐに見つけられるでしょうか。

「自信あるよ」

そう仰るかもしれませんが、なかなか几帳面な性格の先生だと思います。

私の経験上、少数派と言わざるを得ません。笑

また、オリジナルルールで保存するのは非効率となりますので、統一ルールで検索できるよう求められています。

それが、「検索機能の確保」です。

基本的に、①日付②金額③取引先の3項目が必要となり、具体的な対応方法としては下記の3パターンが想定されます。

(1)検索要件に対応したシステムの導入

現在、各システムベンダーが競ってサービスを開始しています。

大量に電子取引データが存在する場合には、システム化された強みを発生します。

ただ、クリニックでどれ程の電子取引データが発生するのでしょうか。

各クリニックによって差が出ますので、自院の実情に沿った検討が必要です。

当然、システム利用料が発生します。

(2)検索簿を作成する(例:Excel)

国税庁に雛形がアップされていますが、相当、シンプルです。

こんなもので良いのかなと思ってしまうレベルですが、それでも、電子取引データが発生する都度、入力する必要があります。

手間が増えることは間違いありません。

(3)ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用する

保存したファイルのファイル名を統一されたルールで保存するだけでOKです。

現状、思うままのファイル名で保存されている先生も、統一ルールでファイル名を保存するようにしてください。

例:2022年_(株)ABC_100000(日付:社名:金額)

実務上は、これが1番楽だと思います。

医療経営 中村税理士事務所では

弊所では、各顧問先の実情の応じて電子帳簿保存法の改正に対応できるご提案をさせて頂いております。

ただし、ここにきて「令和4年度税制改正」にて、この電子帳簿保存法の改正の適用時期を遅らせる話が出ています。

理由は、「周知されていないから」とのこと。

これは、顧問税理士が各顧問先へしっかり周知して、アドバイスすべき内容だと思います。

延期になったとしても、この方向で進んでいくことは間違いありませんので、今からしっかり準備をしておきましょう!

 

※この記事も併せてご確認ください。

・基本的な内容こちらです

Q152 電子帳簿保存法の改正に、クリニックがやるべきこと

 

・保存上の措置についてはこちらです

Q153 電子帳簿保存法へのクリニックの対応〜保存上の措置編〜

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